Realizar un correcto seguimiento de los gastos profesionales
Anticipa los gastos profesionales
Es importante que una empresa prevea los gastos profesionales. Cuando sus empleados realizan largos viajes de negocios y organizan múltiples comidas con clientes, resulta esencial prever y planificar los costes que se producirán por este tipo de gastos.
De este modo, la empresa se asegura de disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo las distintas misiones profesionales y, sobre todo, evitar cualquier sorpresa desagradable a final de año.
Establece un tope máximo para cada tipo de gasto
Para una gestión óptima, se antoja necesario definir un límite para cada gasto profesional: restauración, transporte, alojamiento, etc. Esto favorecerá un mejor seguimiento y control de todos los gastos realizados por los empleados.
No hace falta recordar que las notas de gastos deben respetar los límites impuestos por la Agencia Tributaria y los diferentes organismos públicos pertinentes.
Conciencia a los nuevos empleados
Una buena gestión no se limita a la aplicación de un proceso eficaz, sino también a concienciar a los nuevos trabajadores. La empresa debe controlar sistemáticamente los gastos de los nuevos empleados y formarles según la política de gastos profesionales establecida. Conocer la importancia de una buena gestión se antoja fundamental para el reembolso a los empleados.
Respeta los plazos de reembolso
El empresario está obligado a reembolsar todos los gastos profesionales que realizan los empleados según sus políticas internas en un plazo determinado. Se aconseja que los trabajadores presenten sus solicitudes de reembolso lo antes posible con el objetivo de acelerar el proceso. La gestión de los reembolsos no es sencilla y no ayuda si la documentación se envía de forma desordenada.
Define una política de gastos clara y precisa
Aunque algunas normas estén establecidas por los organismos públicos, las empresas pueden moldear una política de gastos interna. Esto permite un mejor control, clarificación y fluidez de todo el proceso de gestión y reembolso de gastos profesionales.
Así, es recomendable determinar los diferentes tipos de gastos reembolsables, los plazos de solicitud y reembolso, la documentación necesaria y la legislación pertinente.
Evita el fraude y las estafas
Aunque parezca increíble, esta práctica es habitual en las empresas y representa una auténtica pesadilla para los expertos contables. Los fraudes generan costes ocultos y pueden provocar auditorías fiscales.
Para evitarlos, la empresa debe poner en marcha un sistema de verificación y control de las notas de gastos. Una solución informática representa un medio eficaz y beneficioso en este ámbito. Así, la gestión de notas con Expensya, por ejemplo, supone un control y una protección extras para la empresa.
Verifica regularmente las notas de gastos
Contar con verificaciones regulares facilita la identificación de gastos excesivos y/o anormales. Este proceso permite examinar toda la gestión de gastos, identificar y limitar los excesos, y ahorrar tiempo y dinero. Además, también sirven para reducir los conflictos internos y el riesgo de fraude en los gastos profesionales de los empleados.
Ofrece un método de pago satisfactorio
Para simplificar aún más todo el proceso de gestión, la empresa puede proporcionar a sus empleados un método de pago profesional. En este caso, se presenta la posibilidad de ofrecer una tarjeta de empresa a los empleados. De esta forma, los pagos pasan directamente a la cuenta de la empresa y se suprime el proceso de reembolso. Además, con este método, la empresa puede marcar límites máximos para cada tipo de gasto.
